5 cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo luật

CÁC TRƯỜNG HỢP SAI SÓT CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

• Trường hợp 1: Hóa đơn chưa gửi cho khách hàng, doanh nghiệp phát hiện ra sai sót của hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế
• Trường hợp 2: Doanh nghiệp tự phát hiện ra sai sót sau khi gửi cho khách hàng, hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã của cơ quan thuế 
• Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử có sai sót được phát hiện bởi cơ quan thuế và thông báo đến doanh nghiệp
• Trường hợp 4: Doanh nghiệp đã chuyển đổi hóa đơn điện tử theo TT 78/2021/TT/BTC, NĐ 123/2020/NĐ-CP, nhưng phát hiện các hóa đơn đã xuất theo NĐ 51/2010/NĐ-CP, TT 32/2011/TT-BTC, TT 39/2014/TT-BTC bị sai sót.

CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SAI THEO THÔNG TƯ 78

Trường hợp 1: Hóa đơn chưa gửi cho khách hàng, doanh nghiệp phát hiện ra sai sót của hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế

• Bước 1: Sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT, thông báo sai sót đến cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đã cấp mã bị sai sót sẽ được cơ quan thuế hủy trên hệ thống hóa đơn điện tử
• Bước 2: Doanh nghiệp lập hóa đơn mới, gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã mới (Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế)
• Bước 3: Sau khi kiểm tra hóa đơn điện tử đã “ĐÚNG”, gửi hóa đơn đến khách hàng

• Có thể lập thông báo sai sót cho từng hóa đơn bị sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn bị sai sót
• Có thể lập thông báo sai sót vào bất cứ thời điểm nào (trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT của hóa đơn đã được điều chỉnh) 
• Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận, phản hồi thông báo sai sót của doanh nghiệp gửi đến và tiến hành xử lý. Doanh nghiệp kiểm tra trạng thái thông báo sai sót thông qua phản hồi của CQT.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp tự phát hiện ra sai sót sau khi gửi cho khách hàng, hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã của cơ quan thuế 

Trường hợp 2.1: Sai sót đối với thông tin người mua hàng: Tên, địa chỉ

• Bước 1: Khi nhận ra sai sót trên hóa đơn điện tử, thông báo đến người mua
• Bước 2: : Sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT, thông báo sai sót đến cơ quan thuế (Nếu hóa đơn điện tử đã lập không có mã của CQT bị sai sót, nhưng chưa gửi dữ liệu đến CQT, thì không cần thực hiện bước này)
• Bước 3: Đối với trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải lập hóa đơn điện tử mới
• Bước 4: Gửi cho khách hàng kết quả doanh nghiệp đã thông báo về hóa đơn điện tử bị sai sót với CQT 

Trường hợp 2.2: Các thông tin về Mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa, số tiền trên hóa đơn điện tử bị sai sót

• Bước 1: Doanh nghiệp và khách hàng trong giao dịch mua bán có hóa đơn bị sai, lập biên bản ghi rõ nội dung bị sai sót
• Bước 2: Sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT, thông báo sai sót đến cơ quan thuế
• Bước 3: Doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay chó hóa đơn bị sai sót

Nếu là hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị sai sót: phải kèm dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số ……. ký hiệu…..số ……. ngày …….tháng……. năm………”
Nếu là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót: phải có dòng chữ ” Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số ……. ký hiệu…….số …….. ngày …….tháng…….. năm………..” 

• Bước 4: Kiểm tra hóa đơn điện tử mới đã “ĐÚNG”, gửi hóa đơn đến khách hàng

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử có sai sót được phát hiện bởi cơ quan thuế và thông báo đến doanh nghiệp 

• Bước 1: CQT sử dụng mẫu số 01/TB-RSĐT để thông báo cho doanh nghiệp có hóa đơn sai sót 
• Bước 2: Doanh nghiệp sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT, thông báo sai sót đến cơ quan thuế
• Bước 3: Xử lý tương tự trường hợp 1,2 nêu trên

1. Trên thông báo của CQT về hóa đơn điện tử sai sót cần rà soát có ghi thời hạn mà doanh nghiệp cần thông báo lại cho CQT về kết quả rà soát. Nếu hết thời hạn mà doanh nghiệp chưa gửi lại thông báo về kết quả rà soát thì CQT sẽ gửi thông báo yêu cầu rà soát hóa đơn lần 2
2. CQT sẽ chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp sai 2 lần thông báo nhưng không nhận được phản hồi từ doanh nghiệp

• Bước 1: Sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT, thông báo sai sót đến cơ quan thuế 
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã thay thế (Lưu ý: Trường hợp này không được lập hóa điện tử điều chỉnh)
• Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót cho khách hàng

Lời khuyên và kinh nghiệm

1. Xác nhận lại thông tin hóa đơn: Kiểm tra lại thông tin của hóa đơn để xác định lỗi là do nguyên nhân gì, ví dụ như sai mã sản phẩm, sai đơn giá, sai thuế, sai thông tin người mua/bán, v.v.
2. Liên hệ với người bán/ mua: Sau khi xác định được lỗi của hóa đơn, cần liên hệ với người bán/ mua để thông báo về sai sót và yêu cầu sửa đổi hóa đơn.
3. Làm đơn đề nghị sửa đổi: Nếu không thể liên hệ được với người bán/ mua hoặc không giải quyết được vấn đề, bạn có thể viết đơn đề nghị sửa đổi hóa đơn, kèm theo các giấy tờ chứng minh và gửi đến cơ quan quản lý thuế hoặc đơn vị liên quan để được giải quyết.
4. Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử, giúp phát hiện và chỉnh sửa các lỗi trong hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
5. Học hỏi kinh nghiệm: Để tránh sai sót trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử, bạn có thể học hỏi kinh nghiệm từ những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này hoặc tham gia các khóa đào tạo, tập huấn để nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình.