Thủ tục để thay đổi địa chỉ công ty gồm những gì?

Ông bà ta có dạy “Chọn bạn mà chơi, chọn nơi mà ở”, chọn được bạn tốt thì cuộc sống tránh được những thói hư, tật xấu. Chọn được địa chỉ tốt sẽ thuận lợi cho cuộc sống và công việc. Địa chỉ kinh doanh cũng vậy, đây cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, trong tình hình kinh tế có nhiều thay đổi như hiện tại, việc thay đổi địa chỉ công ty không còn là nhu cầu xa lạ với doanh nghiệp trong suốt quá trình kinh doanh. Vậy việc thay đổi địa chỉ kinh doanh là gì ? Những thủ tục cần thiết và những điều cần lưu ý ? Hãy cùng NAVI tìm hiểu kỹ nhé !

Thay đổi địa chỉ doanh nghiệp là thủ tục hành chính doanh nghiệp phải thực hiện khi chuyển địa chỉ đăng ký kinh doanh đến một nơi mới. Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo thông tin địa chỉ mới.

Những thủ tục cần thiết khi thay đổi địa chỉ công ty

Để tiến hành đổi thông tin vị trí cơ quan của doanh nghiệp, bạn hãy tham khảo các thủ tục hành chính như sau:

Thực hiện thủ tục thay đổi chuyển trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh tại cơ quan thuế

Nếu địa chỉ trụ sở mới khác quận/huyện/tỉnh/thành phố, thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế đối với cơ quan thuế (doanh nghiệp phải nộp thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục “chốt” thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới). Thực hiện tiếp thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sau khi có thông báo xác nhận nghĩa vụ thuế.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp khác quận, khác tỉnh tại cơ quan thuế :

Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác quận, tỉnh
Quyết định về việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh
Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận
Mẫu 08 (Mẫu 08-MST thông báo thay đổi thông tin thuế quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC sử dụng để bắt đầu thủ tục chốt thuế)
Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực
Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ
Số lượng: 3 bộ hồ sơ

Bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi đăng ký đổi địa chỉ doanh nghiệp

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay địa chỉ để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ sau khi sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận cho mỗi loại hình công ty bao gồm các giấy tờ sau:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – về việc thay địa chỉ doanh nghiệp cùng quận (Phụ lục II.1)
Giấy ủy quyền – Trường hợp người đại diện pháp luật công ty không trực tiếp đi nộp.
Bản sao giấy chứng thực cá nhân của người đi nộp hồ sơ

Ngoài ra, còn cần các hồ sơ đối với:

+ Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân

+ Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

+ Đối với công ty cổ phần, cần có thêm quyết định của hội đồng quản trị về việc thay đổi trụ sở công ty và biên bản họp của hội đồng quản trị về việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.

Thời gian xử lý hồ sơ: Khoảng 3 – 5 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ

Hồ sơ trong trường hợp chuyển trụ sở khác quận; khác tỉnh, thành phố

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – về việc thay địa chỉ công ty cùng quận (Phụ lục II.1)
Giấy ủy quyền – Trường hợp người đại diện pháp luật công ty không trực tiếp đi nộp.
Bản sao giấy chứng thực cá nhân của người đi nộp hồ sơ
Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (Mẫu 09-MST thông báo chuyển địa điểm theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC là kết quả công ty nhận được sau khi chốt thuế)

Ngoài ra, còn cần các hồ sơ đối với:

+ Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân

+ Đối với công ty cổ phần, cần có thêm quyết định của hội đồng quản trị về việc thay đổi trụ sở công ty và biên bản họp của hội đồng quản trị về việc đổi địa chỉ doanh nghiệp cùng quận.

Thời gian xử lý hồ sơ: Khoảng 7 – 10 ngày làm việc để có quyết định thay đổi địa chỉ công ty kể từ khi nộp hồ sơ

Hồ sơ này cũng có thể nộp trực tuyến trên trang https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/

Thay đổi địa chỉ doanh nghiệp là điều rất bình thường trong xu thế ngày nay

Các lưu ý sau khi thay đổi địa chỉ công ty

Làm bảng hiệu mới cho công ty với địa chỉ đã được thay đổi

Cập nhật địa chỉ trụ sở mới trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử
Xử lý hóa đơn cũ và làm thông báo phát hành hóa đơn theo địa chỉ công ty mới
Trường hợp doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy: Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử:

+ Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế

+ Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.

Khắc lại con dấu, nếu con dấu pháp nhân của công ty còn thông tin địa chỉ cũ và trả dấu cũ cho cơ quan công an trong trường hợp con dấu cũ do công an cấp

Gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cho ngân hàng, đối tác, khách hàng… để không ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh, giao dịch.

Các câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty

Khi thay đổi trụ sở khác quận, khác tỉnh doanh nghiệp có cần thực hiện quyết toán thuế không?

Trả lời: Khi thực hiện thay đổi trụ sở khác quận, khác tỉnh không cần thực hiện quyết toán thuế, chỉ cần thực hiện thủ tục chốt thuế.

Có được xuất hóa đơn trong quá trình thay đổi địa chỉ trụ sở công ty?

Trả lời: Doanh nghiệp không được xuất hóa đơn khi thực hiện hồ sơ chuyển quận lên cơ quan thuế, đối với việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện.

Đổi địa chỉ doanh nghiệp khác quận, khác tỉnh, thành phố có thay đổi mã số thuế không?

Trả lời: Việc thay đổi trụ sở công ty sang quận, tỉnh, thành phố khác không làm thay đổi mã số thuế và nghĩa vụ về thuế đối với doanh nghiệp

Không thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh sẽ bị xử phạt như thế nào?

Trả lời: Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt các lỗi sau

Kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới

Nếu cơ quan thuế kiểm tra địa chỉ hiện tại (trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chưa được thay đổi về địa chỉ) không thấy có hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể bị đóng mã số thuế.

Một văn phòng mới sẽ khiến cho không khí làm việc hiệu quả hơn

Chậm thông báo thay đổi địa chỉ thì sẽ bị phạt theo căn cứ điều 25 Nghị định 50/2016/ NĐ – CP Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư quy định:

“Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đăng ký thay đổi các nội dung Giấy chứng nhận doanh nghiệp.”

Với nội dung chia sẻ về các bước thay đổi địa chỉ công ty như trên, NAVI mong bạn sẽ thực hiện việc đổi thông tin doanh nghiệp dễ dàng, thuận lợi. Nếu bạn có nhu cầu cần tư vấn về dịch vụ này, xin hãy liên hệ NAVI, chúng tôi sẽ giải đáp tận tình nhất.