Thành lập chi nhánh công ty trọn gói

Thành lập chi nhánh công ty trọn gói hồ sơ, thủ tục và chi phí mới nhất

Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh sang địa bàn mới.

Công ty của bạn đang làm ăn tốt ở một tỉnh, thành nhất định, và bạn muốn “mang chuông đi đánh xứ người” — tiếp cận thêm khách hàng, mở thêm điểm giao dịch, hoặc đơn giản là cần một địa chỉ chính thức để làm việc với đối tác tại khu vực khác? Đó chính xác là lúc doanh nghiệp cần nghĩ đến việc thành lập chi nhánh.

Nghe thì đơn giản, nhưng không ít chủ doanh nghiệp đã phải nộp hồ sơ đi nộp lại vì thiếu giấy tờ, đặt tên sai quy định, hoặc chọn nhầm hình thức hạch toán khiến việc kê khai thuế sau này trở nên rắc rối hơn cần thiết. Đặc biệt, từ giữa năm 2025 đến nay, hàng loạt quy định liên quan đến đăng ký doanh nghiệp đã thay đổi — từ nghị định, thông tư hướng dẫn cho đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ — nên nếu bạn đang tham khảo tài liệu cũ, rất dễ áp dụng nhầm quy định đã hết hiệu lực.

Bài viết dưới đây đã được cập nhật theo văn bản pháp luật mới nhất, giúp bạn nắm trọn quy trình từ A đến Z: chi nhánh là gì, cần chuẩn bị những gì, các bước thực hiện ra sao, và những cái bẫy nhỏ nên tránh ngay từ đầu.

I. Chi nhánh công ty là gì?

Theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp mẹ, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Nói một cách dễ hình dung: chi nhánh giống như một “cánh tay nối dài” của công ty mẹ tại một địa điểm khác. Nó không phải là một pháp nhân độc lập — mọi hoạt động của chi nhánh vẫn gắn liền với trách nhiệm pháp lý của công ty mẹ. Tuy nhiên, chi nhánh vẫn có thể:

• Có con dấu, mã số thuế riêng (nếu đăng ký hạch toán độc lập)
• Ký kết hợp đồng trong phạm vi được ủy quyền
• Tuyển dụng lao động, mở tài khoản ngân hàng riêng

Điểm mấu chốt cần nhớ: ngành nghề kinh doanh của chi nhánh bắt buộc phải nằm trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ. Doanh nghiệp không thể lợi dụng việc mở chi nhánh để kinh doanh thêm ngành nghề mới mà chưa đăng ký bổ sung cho công ty mẹ.

II. Chi phí thành lập chi nhánh công ty trọn gói 

Chi phí thành lập chi nhánh thường bao gồm:

• Lệ phí nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh (theo quy định hiện hành, mức phí nộp hồ sơ giấy khá thấp, nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia thường được miễn phí)
• Lệ phí công bố thông tin thành lập chi nhánh
• Chi phí khắc con dấu (nếu chi nhánh sử dụng con dấu riêng)

Nhằm hỗ trợ khách hàng khởi nghiệp nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, Kế Toán Navi cung cấp dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói chỉ từ 1.500.000 VNĐ.

Bảng chi phí thành lập các loại hình công ty:

III. Điều kiện cần có trước khi mở chi nhánh

Trước khi bắt tay chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau. Đây là những “hàng rào” đầu tiên mà hồ sơ phải vượt qua — bỏ sót bất kỳ điều kiện nào cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối ngay từ vòng kiểm tra sơ bộ.

1. Công ty mẹ phải đã hoàn tất thành lập

Chi nhánh chỉ được đăng ký sau khi công ty mẹ đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp lệ và đang trong tình trạng hoạt động bình thường trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia. Doanh nghiệp không thể nộp hồ sơ thành lập chi nhánh song song, hay lồng ghép chung với hồ sơ thành lập công ty mới — hai thủ tục này bắt buộc phải tách bạch và thực hiện tuần tự.

Ngoài ra, công ty mẹ cũng không được đang trong tình trạng bị tạm ngừng kinh doanh, đang làm thủ tục giải thể, hoặc bị khóa mã số thuế. Nếu công ty mẹ đang gặp một trong các vướng mắc này, doanh nghiệp cần xử lý dứt điểm trước, vì hệ thống đăng ký sẽ tự động từ chối hồ sơ chi nhánh liên kết với một mã số doanh nghiệp đang ở trạng thái không hợp lệ.

2. Đặt tên chi nhánh đúng quy định

Tên chi nhánh không được tùy ý đặt theo ý thích — pháp luật quy định khá chặt chẽ về cấu trúc tên gọi, bởi tên chi nhánh cần phản ánh rõ mối quan hệ phụ thuộc với công ty mẹ để tránh gây nhầm lẫn cho đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý.

Cụ thể, tên chi nhánh bắt buộc phải bao gồm hai thành phần:

• Tên công ty mẹ — giữ nguyên, không được viết tắt tùy tiện hoặc thay đổi so với tên đã đăng ký
• Cụm từ “Chi nhánh” — đặt ở đầu hoặc gắn liền với tên công ty mẹ

Ví dụ, nếu công ty mẹ có tên “Công ty TNHH ABC”, tên chi nhánh hợp lệ có thể là “Chi nhánh Công ty TNHH ABC tại Bình Thuận” hoặc “Chi nhánh Công ty TNHH ABC — [tên quận/huyện]”. Bên cạnh đó, cần lưu ý thêm:

• Tên chi nhánh viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và một số ký hiệu được phép, có thể kèm theo tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt để thuận tiện giao dịch quốc tế
• Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của chi nhánh khác đã đăng ký trước đó trên cùng địa bàn tỉnh/thành
• Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc

Một lỗi khá phổ biến là doanh nghiệp chỉ ghi tên viết tắt hoặc bỏ sót cụm từ “Chi nhánh” trong thông báo đăng ký — dù chỉ là sai sót nhỏ về câu chữ, hồ sơ vẫn sẽ bị yêu cầu chỉnh sửa và nộp lại.

3. Địa điểm đặt trụ sở hợp lệ

Trụ sở chi nhánh bắt buộc phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định là địa điểm liên lạc chính thức của chi nhánh với cơ quan quản lý nhà nước. Địa chỉ trong hồ sơ cần ghi đầy đủ, chi tiết theo đúng cấp bậc hành chính hiện hành: số nhà, ngách, hẻm (nếu có), tên đường/phố, thôn/xóm, xã/phường/đặc khu, tỉnh/thành phố. Kèm theo đó là số điện thoại liên lạc và địa chỉ email (nếu có).

(Lưu ý: từ ngày 01/7/2025, Việt Nam chính thức chuyển sang mô hình chính quyền địa phương 2 cấp — cấp tỉnh và cấp xã — không còn đơn vị hành chính cấp huyện/quận. Do đó địa chỉ đăng ký chi nhánh không còn ghi thông tin quận/huyện như trước.)

Về mặt pháp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị một trong các loại giấy tờ sau để chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm:

• Hợp đồng thuê/mượn địa điểm kèm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê của bên cho thuê
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu địa điểm thuộc sở hữu của công ty hoặc cá nhân trong công ty)

Một vài lưu ý thực tế cần đặc biệt tránh:

• Không dùng địa chỉ ảo — tức là địa chỉ chỉ đăng ký trên giấy tờ nhưng không có hoạt động thực tế, không có biển hiệu, không thể liên lạc được khi cơ quan thuế đến kiểm tra. Đây là lỗi khiến chi nhánh dễ bị đưa vào diện rủi ro cao và có nguy cơ bị thu hồi giấy phép.
• Không đặt tại chung cư có mục đích để ở — trừ khi tòa nhà đó có khu vực được quy hoạch riêng cho mục đích thương mại, văn phòng theo quy định của địa phương.
• Nếu chi nhánh đặt tại nhà riêng thuộc sở hữu gia đình, vẫn cần có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp và địa điểm không thuộc diện bị cấm kinh doanh theo quy hoạch của khu vực đó.

4. Ngành nghề kinh doanh phù hợp

Chi nhánh chỉ được phép hoạt động trong phạm vi các ngành, nghề mà công ty mẹ đã đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh — tuyệt đối không được tự ý mở rộng sang ngành nghề mới. Đây là nguyên tắc gần như “bất di bất dịch” trong toàn bộ quy định về chi nhánh.

Trên thực tế, doanh nghiệp nên rà soát kỹ danh mục ngành nghề đã đăng ký trước khi lập hồ sơ chi nhánh — trường hợp muốn chi nhánh hoạt động thêm ngành nghề mà công ty mẹ chưa có, cần thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh cho công ty mẹ trước, sau đó mới đăng ký hoạt động cho chi nhánh với ngành nghề tương ứng.

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ: dịch vụ ăn uống, giáo dục, y tế, vận tải, xây dựng…), chi nhánh còn cần đáp ứng thêm các điều kiện chuyên ngành riêng như chứng chỉ hành nghề, giấy phép con, hoặc chứng nhận đủ điều kiện an toàn — những giấy tờ này thường được bổ sung sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, trước khi chính thức đi vào kinh doanh.

5. Người đứng đầu chi nhánh đủ điều kiện

Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hằng ngày của chi nhánh, do đó pháp luật đặt ra một số yêu cầu nhất định:

• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự — tức là người từ đủ 18 tuổi trở lên, không bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù
• Có thể là người trong hoặc ngoài công ty mẹ — có thể là thành viên góp vốn, cổ đông, người lao động của công ty mẹ, hoặc một cá nhân được thuê ngoài để đảm nhiệm vị trí này
• Không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp — ví dụ như cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức không được đồng thời giữ vai trò quản lý doanh nghiệp tư nhân
• Không đang bị treo mã số thuế cá nhân — đây là điều kiện dễ bị bỏ sót nhất. Nếu người dự kiến đứng đầu chi nhánh từng đứng tên đại diện pháp luật hoặc người đứng đầu của một đơn vị khác đang bị treo/khóa mã số thuế do nợ thuế hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, hồ sơ chi nhánh mới sẽ bị từ chối cho đến khi vấn đề đó được xử lý dứt điểm

Do đó, trước khi chọn nhân sự đứng đầu chi nhánh, doanh nghiệp nên tra cứu trước tình trạng mã số thuế cá nhân của người dự kiến bổ nhiệm để tránh mất thời gian làm lại hồ sơ.

IV. Hồ sơ thành lập chi nhánh trọn gói theo từng loại hình doanh nghiệp

Thành phần hồ sơ sẽ có đôi chút khác biệt tùy vào loại hình công ty mẹ. Dưới đây là danh mục chi tiết:

Công ty TNHH một thành viên

• Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC — thay thế Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT và Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT kể từ ngày 01/7/2025)
• Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
• Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải người đại diện pháp luật)

Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Ngoài các giấy tờ như trên, cần bổ sung:

• Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh
• Quyết định thành lập chi nhánh có chữ ký của các thành viên góp vốn liên quan

Công ty cổ phần

• Biên bản họp Hội đồng quản trị
• Quyết định thành lập chi nhánh
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ
• Hợp đồng thuê địa điểm (nếu chi nhánh đăng ký hạch toán độc lập)

Trường hợp doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Cần chuẩn bị thêm:

• Bản sao điều lệ chi nhánh tại Việt Nam
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
• Báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc xác nhận nghĩa vụ thuế gần nhất

Toàn bộ tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp.

Mẹo nhỏ: Nên photo công chứng sẵn một vài bản CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh để dùng linh hoạt, tránh mất thời gian đi công chứng lại mỗi lần cần bổ sung hồ sơ.

V. Quy trình thành lập chi nhánh công ty 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Tập hợp đầy đủ các giấy tờ theo loại hình doanh nghiệp .

Bước 2: Nộp hồ sơ

Lưu ý về thời hạn: theo Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/7/2025), trong vòng 10 ngày kể từ ngày công ty mẹ ra quyết định thành lập chi nhánh, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh — tránh để quá hạn.

Sau đợt sắp xếp lại bộ máy hành chính từ 01/7/2025, mô hình chính quyền hai cấp không còn cấp huyện, đồng thời Sở Kế hoạch và Đầu tư đã hợp nhất vào Sở Tài chính. Vì vậy, hồ sơ hiện nay được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Tài chính) — Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, thay vì “Sở Kế hoạch và Đầu tư” như trước đây. Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký
• Nộp qua dịch vụ bưu chính
• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn)

Bước 3: Nhận kết quả

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Công bố thông tin

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải đăng bố cáo thành lập chi nhánh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Bỏ qua bước này có thể bị xử phạt hành chính.

Bước 5: Khắc con dấu (nếu cần)

Chi nhánh được quyền tự quyết định có sử dụng con dấu riêng hay không. Nếu có, cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký trước khi đưa vào sử dụng.

Bước 6: Đăng ký thuế

Chi nhánh cần đăng ký thuế tại cơ quan quản lý thuế trực tiếp (Chi cục Thuế khu vực nơi đặt chi nhánh) để được cấp mã số đơn vị phụ thuộc hoặc mã số thuế riêng, tùy hình thức hạch toán đã chọn.

Bước 7: Các thủ tục sau đăng ký

• Treo bảng tên chi nhánh tại trụ sở
• Mở tài khoản ngân hàng riêng (nếu cần)
• Đăng ký chữ ký số và khai thuế điện tử
• Phát hành hóa đơn điện tử nếu có phát sinh hoạt động mua bán
• Xin cấp chứng chỉ hành nghề nếu ngành nghề yêu cầu

Kết Luận

Thành lập chi nhánh là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà không cần xây dựng lại toàn bộ hệ thống pháp lý như khi lập công ty mới. Tuy nhiên, để hồ sơ được duyệt nhanh và chi nhánh hoạt động trơn tru ngay từ ngày đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ, chọn đúng hình thức hạch toán phù hợp với mô hình kinh doanh thực tế.

Nếu bạn không có nhiều thời gian để tự tìm hiểu quy định hay lo ngại việc hồ sơ bị trả đi trả lại nhiều lần, đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ trọn gói — từ soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, đến hoàn tất các thủ tục sau đăng ký.

Xem thêm:

► Thành lập hộ kinh doanh cá thể

► 

► Dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.