Dịch vụ chốt sổ BHXH trọn gói

Nhận chốt sổ BHXH trọn gói cho doanh nghiệp. Hỗ trợ rà soát, báo giảm, xử lý nợ đọng, gộp sổ nhanh chóng. Phí minh bạch chỉ từ 1.500.000đ. Liên hệ cho Kế Toán Navi ngay

Khi người lao động nghỉ việc, báo giảm BHXH mới chỉ là bước đầu. Để hoàn tất nghĩa vụ pháp lý, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thiếu nhân sự chuyên trách, việc này thường gây mất thời gian do sai sót dữ liệu hoặc vướng mắc công nợ.

Dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội trọn gói tại Kế toán Navi sẽ giúp bạn rà soát toàn bộ hồ sơ, gỡ rối dữ liệu và bàn giao kết quả nhanh chóng, chuẩn luật.

I. Chốt sổ BHXH cho người lao động là gì?

“Chốt sổ BHXH” là cách gọi phổ biến đối với việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục để xác nhận quá trình đóng BHXH của người lao động tại đơn vị khi người lao động nghỉ việc hoặc không còn tiếp tục tham gia BHXH tại doanh nghiệp.

Trong thực tế, quá trình này thường liên quan đến nhiều công việc khác nhau chứ không chỉ có một thao tác gọi là “chốt sổ”.

Doanh nghiệp có thể phải:

• Xác định chính xác thời điểm người lao động chấm dứt tham gia;
• Thực hiện thủ tục báo giảm;
• Kiểm tra tình trạng đóng BHXH;
• Hoàn tất các nghĩa vụ đóng còn thiếu nếu có;
• Kiểm tra thông tin cá nhân và mã số BHXH;
• Xử lý dữ liệu chưa thống nhất;
• Hoàn tất việc xác nhận quá trình tham gia;
• Bàn giao kết quả cho người lao động.

Vì vậy, một hồ sơ đơn giản có thể được giải quyết khá thuận lợi, trong khi hồ sơ đã để lâu hoặc có vướng mắc về dữ liệu sẽ cần nhiều bước xử lý hơn.

II. Bảng giá dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội trọn gói

💰 Chi phí dịch vụ: 1.500.000 VNĐ/người.

Khi sử dụng dịch vụ chốt sổ BHXH của Kế toán Navi, quý khách hàng sẽ được hỗ trợ trọn gói:

➤ Kiểm tra thông tin và quá trình tham gia BHXH của người lao động.

➤ Hỗ trợ hồ sơ báo giảm BHXH.

➤ Thực hiện thủ tục chốt và xác nhận quá trình tham gia BHXH.

➤ Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.

➤ Bàn giao kết quả sau khi hoàn tất.

Thời gian hoàn tất: Từ 10 – 20 ngày làm việc.

Lưu ý: Mức phí 1.500.000 VNĐ chưa bao gồm VAT. Chi phí trên cũng chưa bao gồm các khoản BHXH còn phải đóng, tiền chậm đóng, tiền lãi hoặc các nghĩa vụ tài chính phát sinh khác của doanh nghiệp (nếu có).

III. Chốt sổ BHXH cần những thông tin và hồ sơ gì?

Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào tình trạng của từng người lao động và phương thức thực hiện. Doanh nghiệp nên chuẩn bị các thông tin, tài liệu liên quan đến quá trình làm việc và tham gia BHXH của người lao động.

Thông thường cần kiểm tra:

• Thông tin doanh nghiệp và mã đơn vị BHXH;
• Thông tin người lao động;
• Mã số BHXH;
• Thông tin về thời gian tham gia;
• Hồ sơ thể hiện việc chấm dứt quan hệ lao động;
• Thông tin về tiền lương và quá trình đóng BHXH;
• Hồ sơ báo giảm đã thực hiện;
• Sổ BHXH hoặc thông tin điện tử liên quan đến quá trình tham gia nếu có;
• Hồ sơ điều chỉnh nếu thông tin tham gia có sai lệch.

Không nên áp dụng máy móc một danh sách giấy tờ cho tất cả hồ sơ. Trước khi thực hiện, cần kiểm tra tình trạng cụ thể của doanh nghiệp và người lao động để xác định nội dung cần xử lý.

IV. Những trường hợp chốt sổ BHXH nào dễ phát sinh vướng mắc?

Không phải hồ sơ chốt sổ nào cũng giống nhau. Một số trường hợp dưới đây thường cần kiểm tra kỹ hơn trước khi thực hiện.

1. Doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH

Đây là tình huống doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Theo quy định hiện hành, nếu doanh nghiệp đang nợ tiền BHXH, cơ quan BHXH vẫn cho phép chốt sổ đến thời điểm doanh nghiệp đã đóng đủ tiền (chốt sổ lẻ) để người lao động kịp làm thủ tục hưởng Trợ cấp thất nghiệp

2. Người lao động nghỉ việc đã lâu nhưng chưa hoàn tất hồ sơ

Có những trường hợp nhân viên đã nghỉ từ nhiều tháng hoặc nhiều năm nhưng doanh nghiệp chưa xử lý xong quá trình BHXH.

Khi đó, việc rà soát có thể phức tạp hơn vì phải kiểm tra lại dữ liệu của nhiều kỳ đóng và hồ sơ nhân sự trước đây.

Doanh nghiệp không nên tự lập lại hồ sơ theo thông tin hiện tại mà cần kiểm tra quá trình thực tế trước khi xử lý.

3. Sai thông tin cá nhân

Một lỗi tưởng như nhỏ như sai họ tên, ngày sinh hoặc số định danh cũng có thể khiến dữ liệu giữa hồ sơ doanh nghiệp và hệ thống BHXH không thống nhất.

Nếu phát hiện sai, doanh nghiệp cần xác định rõ sai ở đâu và thực hiện điều chỉnh trước khi hoàn tất quá trình.

4. Quá trình đóng chưa khớp

Có trường hợp bảng lương của doanh nghiệp thể hiện đã đóng nhưng dữ liệu BHXH chưa cập nhật tương ứng, hoặc thời gian tham gia thực tế không trùng với thông tin doanh nghiệp đang lưu.

Những trường hợp này cần được đối chiếu trước khi làm thủ tục tiếp theo.

5. Người lao động có nhiều sổ BHXH

Nếu người lao động từng làm việc tại nhiều doanh nghiệp và có nhiều sổ BHXH, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng từng quá trình.

Tùy trường hợp, có thể phải xử lý việc gộp hoặc điều chỉnh dữ liệu trước khi hoàn tất hồ sơ.

V. Dịch vụ chốt sổ BHXH trọn gói của Kế toán Navi

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ chốt sổ BHXH theo hướng kiểm tra tình trạng trước – xác định phần việc cần xử lý – thực hiện hồ sơ – theo dõi kết quả.

Phạm vi hỗ trợ gồm:

(+) Tư vấn tình trạng hồ sơ: Doanh nghiệp cung cấp thông tin người lao động và tình trạng hiện tại. Navi kiểm tra để xác định hướng xử lý phù hợp.

(+) Kiểm tra quá trình tham gia: Thông tin về thời gian đóng, tình trạng tham gia và các dữ liệu liên quan được rà soát trước khi thực hiện thủ tục.

(+) Hỗ trợ hồ sơ báo giảm: Nếu người lao động chưa được báo giảm hoặc hồ sơ báo giảm cần điều chỉnh, Navi hỗ trợ doanh nghiệp xử lý phần việc này theo tình trạng thực tế.

(+) Hoàn thiện hồ sơ chốt sổ: Các nội dung cần thiết được chuẩn bị và kiểm tra trước khi gửi đến cơ quan BHXH.

(+) Theo dõi hồ sơ: Kế toán Navi tiếp tục theo dõi quá trình xử lý thay cho doanh nghiệp và phản hồi khi có thông báo hoặc yêu cầu bổ sung.

(+) Hỗ trợ xử lý phát sinh: Nếu hồ sơ gặp vấn đề về thông tin, quá trình đóng hoặc các nội dung liên quan, Navi trao đổi với doanh nghiệp để xác định hướng xử lý.

(+) Bàn giao kết quả: Sau khi hoàn tất, kết quả được bàn giao lại cho doanh nghiệp theo phạm vi công việc đã thống nhất.

VI. Quy trình dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội trọn gói

Thay vì áp dụng một quy trình cứng cho mọi khách hàng, Kế toán Navi xử lý hồ sơ dựa trên tình trạng thực tế của từng doanh nghiệp.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin

➤ Doanh nghiệp cung cấp thông tin người lao động nghỉ việc và các hồ sơ BHXH đang có.

Bước 2: Kiểm tra tình trạng

➤ Kế toán Navi rà soát thời gian tham gia, tình trạng báo giảm, dữ liệu đóng và những vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc xác nhận quá trình.

Bước 3: Thông báo phần việc cần xử lý

➤ Sau khi kiểm tra, Navi trao đổi với doanh nghiệp về tình trạng hồ sơ và các nội dung cần thực hiện. Nếu hồ sơ đơn giản, quy trình có thể được tiến hành ngay. Nếu có công nợ, sai thông tin hoặc dữ liệu chưa khớp, doanh nghiệp sẽ được thông báo trước để chủ động phương án xử lý.

Bước 4: Hoàn thiện và thực hiện hồ sơ

➤ Kế toán Navi hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ cần thiết và thực hiện thủ tục theo phương thức phù hợp.

Bước 5: Theo dõi đến khi có kết quả

➤ Trong quá trình xử lý, Navi tiếp nhận và phản hồi các yêu cầu bổ sung, điều chỉnh nếu phát sinh.

Bước 6: Bàn giao kết quả

➤ Khi quá trình được xác nhận, Kế toán Navi thông báo và bàn giao kết quả cho doanh nghiệp.

VII. Chậm chốt sổ BHXH có gây ra hậu quả gì cho doanh nghiệp không?

Câu trả lời là có, nhưng doanh nghiệp cần tách bạch ba việc khác nhau: chậm báo giảm lao động, chưa hoàn tất nghĩa vụ đóng BHXH, và chậm chốt sổ để xác nhận quá trình tham gia. Đây là ba vấn đề độc lập, không phải cứ giải quyết xong việc này là mặc nhiên coi như xong việc kia.

Một tình huống khá phổ biến: doanh nghiệp cho rằng khi người lao động nghỉ việc thì chỉ cần báo giảm là hồ sơ coi như hoàn tất. Trên thực tế, nếu đơn vị còn khoản nợ BHXH chưa thanh toán hoặc dữ liệu báo giảm chưa khớp với thời điểm nghỉ thực tế, hồ sơ chốt sổ vẫn chưa thể xử lý dứt điểm.

Những vướng mắc doanh nghiệp thường gặp khi chốt sổ chậm:

• Quá trình đóng của người lao động chưa được xác nhận trọn vẹn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp khi họ chuyển sang công ty mới hoặc làm thủ tục hưởng các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, vì hồ sơ chưa khớp thời gian tham gia thực tế.
• Thông tin giữa doanh nghiệp và hệ thống BHXH lệch nhau. Chẳng hạn, đơn vị xác định người lao động đã thôi việc từ một thời điểm nhất định, nhưng dữ liệu trên hệ thống BHXH vẫn ghi nhận họ tiếp tục tham gia thêm một khoảng thời gian sau đó. Trường hợp này buộc phải đối chiếu lại toàn bộ hồ sơ báo giảm và lịch sử đóng trước khi chốt sổ.
• Khối lượng công việc điều chỉnh tăng lên theo thời gian tồn đọng. Hồ sơ càng để lâu, việc rà soát càng phức tạp, nhất là với doanh nghiệp có nhiều lao động biến động liên tục, vì phải kiểm tra lại dữ liệu của nhiều tháng cùng lúc thay vì xử lý gọn trong một lần.

Điều gì khiến hồ sơ chốt sổ BHXH bị kéo dài?

Doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ đóng

→ Đây là một trong những vấn đề cần kiểm tra đầu tiên. Nếu còn công nợ, doanh nghiệp cần xác định chính xác phần nghĩa vụ chưa hoàn thành.

Báo giảm không chính xác

→ Báo giảm sai thời điểm hoặc sai thông tin có thể khiến hồ sơ cần xử lý lại.

Dữ liệu người lao động không thống nhất

→ Thông tin trên hồ sơ nhân sự và dữ liệu BHXH không trùng khớp có thể phát sinh yêu cầu điều chỉnh.

Để hồ sơ quá lâu mới xử lý

→ Khi thời gian kéo dài, kế toán phải kiểm tra lại nhiều kỳ đóng và hồ sơ nhân sự, đặc biệt nếu doanh nghiệp có biến động lao động thường xuyên.

Người lao động có quá trình tham gia phức tạp

→ Các trường hợp có nhiều đơn vị tham gia, nhiều quá trình hoặc từng điều chỉnh thông tin cần được kiểm tra kỹ hơn trước khi thực hiện.

VIII. Vì sao doanh nghiệp nên thuê dịch vụ chốt sổ BHXH?

[1] Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Thay vì để nhân sự nội bộ tự tìm hiểu thủ tục và xử lý từng vấn đề, doanh nghiệp có thể bàn giao phần nghiệp vụ cho đơn vị có kinh nghiệm.

[2] Biết hồ sơ đang vướng ở đâu

Điểm quan trọng của dịch vụ không chỉ nằm ở việc nộp hồ sơ mà còn ở khả năng xác định nguyên nhân khi quá trình chưa hoàn tất.

[3] Hạn chế sai sót

Thông tin BHXH liên quan trực tiếp đến quá trình tham gia của người lao động. Kiểm tra trước khi nộp giúp hạn chế việc phải sửa hồ sơ nhiều lần.

[4] Có người theo dõi hồ sơ

Doanh nghiệp không phải liên tục kiểm tra tình trạng hồ sơ hoặc tự xử lý khi nhận yêu cầu bổ sung.

[5] Phù hợp với doanh nghiệp không có nhân sự chuyên trách

Đây là lựa chọn phù hợp với công ty nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đơn vị chỉ phát sinh nhu cầu chốt sổ không thường xuyên.

IX. Câu hỏi thường gặp về chốt sổ BHXH

1. Người lao động nghỉ việc thì doanh nghiệp có phải chốt sổ BHXH không?

Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp thực hiện thủ tục liên quan đến việc xác nhận quá trình tham gia BHXH của người lao động khi quan hệ lao động chấm dứt.

2. Báo giảm BHXH có phải là chốt sổ không?

Không. Báo giảm là một bước liên quan đến việc cập nhật tình trạng tham gia của người lao động. Việc xác nhận quá trình tham gia còn phụ thuộc vào tình trạng đóng và dữ liệu BHXH của người lao động.

3. Công ty còn nợ BHXH có chốt sổ được không?

Doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể tình trạng công nợ và quá trình tham gia của người lao động. Việc còn nghĩa vụ đóng có thể ảnh hưởng đến quá trình hoàn tất hồ sơ, vì vậy cần xử lý theo tình trạng thực tế.

4. Người lao động có nhiều sổ BHXH thì doanh nghiệp hiện tại phải làm gì?

Doanh nghiệp cần xác nhận quá trình thuộc trách nhiệm của đơn vị mình. Nếu người lao động có nhiều sổ hoặc dữ liệu tham gia không thống nhất, cần kiểm tra để xác định có phát sinh thủ tục điều chỉnh hoặc gộp quá trình hay không.

5. Người lao động có tự chốt sổ BHXH được không?

Pháp luật quy định trách nhiệm chốt sổ thuộc về người sử dụng lao động. Người lao động chỉ tự chốt sổ được khi doanh nghiệp đã phá sản, giải thể hoặc chủ doanh nghiệp bỏ trốn (có xác nhận của cơ quan chức năng)

6. Doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ chốt sổ BHXH không?

Có. Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị chuyên môn thực hiện các công việc trong phạm vi được ủy quyền và thỏa thuận dịch vụ.

Kết luận 

Chốt sổ BHXH là công việc cần được xử lý đầy đủ sau khi người lao động chấm dứt quan hệ lao động tại doanh nghiệp. Việc kiểm tra tình trạng đóng và dữ liệu tham gia trước khi thực hiện giúp hạn chế hồ sơ phát sinh vướng mắc.

Kế toán Navi hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ, xử lý phần báo giảm khi cần thiết, đối chiếu quá trình tham gia, hoàn thiện thủ tục và theo dõi kết quả chốt sổ BHXH. Nếu doanh nghiệp đang có người lao động nghỉ việc và cần hoàn tất thủ tục, hãy liên hệ Kế toán Navi để được kiểm tra hồ sơ và báo phí trước khi thực hiện. 

Xem thêm:

► Dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu trọn gói

► Dịch vụ gộp sổ BHXH

► Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội trọn gói tại Phan Thiết

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.