Doanh nghiệp mới thành lập, bắt đầu tuyển dụng lao động hoặc lần đầu phát sinh trách nhiệm tham gia bảo hiểm thường gặp nhiều vướng mắc khi thực hiện đăng ký BHXH lần đầu. Từ việc xác định người lao động thuộc diện tham gia, chuẩn bị hồ sơ, đăng ký thông tin đơn vị đến kê khai dữ liệu và theo dõi kết quả đều cần được thực hiện chính xác.
Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách về bảo hiểm hoặc không muốn mất thời gian tự xử lý thủ tục, dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu trọn gói của Kế toán Navi là giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ và thực hiện thủ tục thuận tiện hơn.
Navi hỗ trợ kiểm tra thông tin doanh nghiệp, rà soát hồ sơ người lao động, chuẩn bị nội dung kê khai, thực hiện thủ tục và theo dõi quá trình xử lý theo phạm vi dịch vụ thỏa thuận.
I. Đăng ký BHXH lần đầu là gì, doanh nghiệp, đối tượng nào cần đăng ký?
1. Đăng ký BHXH lần đầu là gì
Đăng ký BHXH lần đầu là thủ tục doanh nghiệp thực hiện khi bắt đầu tham gia BHXH bắt buộc và phát sinh người lao động thuộc đối tượng tham gia tại đơn vị.
Khác với trường hợp doanh nghiệp đã có quá trình tham gia và chỉ cần báo tăng nhân sự mới, đăng ký lần đầu thường liên quan đến việc thiết lập thông tin tham gia của đơn vị và đăng ký cho người lao động.
Theo thủ tục hành chính được công bố sau khi Luật BHXH 2024 có hiệu lực, người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc của người lao động cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chờ đến khi phát sinh nhiều lao động mới bắt đầu xử lý hồ sơ.
2. Những doanh nghiệp nào cần đăng ký BHXH lần đầu?
Dịch vụ này phù hợp với các trường hợp như:
- Doanh nghiệp mới thành lập và lần đầu sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc;
- Công ty trước đây chưa thực hiện đăng ký tham gia BHXH;
- Doanh nghiệp bắt đầu ký hợp đồng lao động với nhân sự thuộc đối tượng tham gia;
- Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tham gia BHXH nhưng chưa có nhân sự phụ trách;
- Doanh nghiệp muốn thuê ngoài việc chuẩn bị và thực hiện hồ sơ;
- Doanh nghiệp cần kiểm tra lại tình trạng đăng ký trước khi bắt đầu đóng BHXH cho người lao động.
Điểm cần lưu ý là đăng ký BHXH lần đầu không đồng nghĩa với việc mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện cùng một bộ hồ sơ. Tình trạng của đơn vị và từng người lao động có thể ảnh hưởng đến cách chuẩn bị hồ sơ.
3. Đối tượng nào thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc?
Luật BHXH 2024 đã mở rộng và điều chỉnh nhóm đối tượng tham gia so với các quy định trước đây.
Trong đó, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định hiện hành; phạm vi đối tượng còn bao gồm một số nhóm quản lý doanh nghiệp, người quản lý và chức danh liên quan tùy trường hợp.
Do đó, doanh nghiệp nên xác định đối tượng trước khi lập hồ sơ thay vì chỉ dựa vào tên gọi của hợp đồng.
Đặc biệt, trường hợp các bên ký một loại thỏa thuận có tên gọi khác nhưng nội dung vẫn thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát thì vẫn cần xem xét nghĩa vụ tham gia BHXH theo quy định.
II. Chi phí dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu là bao nhiêu?
Chi phí đăng ký BHXH lần đầu thường phụ thuộc vào số lượng người lao động và tình trạng hồ sơ của doanh nghiệp.
Theo bảng giá đang công bố trên trang dịch vụ BHXH của Kế toán Navi:
| Số lượng người lao động | Phí dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu |
|---|---|
| Dưới 5 người | 1.500.000 đồng |
| Từ 5 – 8 người | 2.000.000 đồng |
| Từ 9 – 14 người | 2.500.000 đồng |
| Từ 15 người trở lên | Thỏa thuận |
Mức giá trên là thông tin tham khảo từ bảng giá dịch vụ Navi đang công bố; với hồ sơ thực tế có tình huống đặc thù, doanh nghiệp nên cung cấp thông tin trước để được xác nhận phạm vi công việc và chi phí.
III. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu gồm những gì?
Theo quy trình thủ tục hành chính hiện hành của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, bộ hồ sơ chuẩn để đăng ký tham gia BHXH bắt buộc đối với đơn vị sử dụng lao động bao gồm các biểu mẫu sau:
-
Mẫu TK3-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT của đơn vị (Dành cho doanh nghiệp kê khai thông tin thiết lập mã đơn vị).
-
Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Dành cho từng cá nhân người lao động kê khai thông tin).
-
Mẫu D02-LT: Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Dùng để kê khai danh sách nhân sự tham gia đóng bảo hiểm).
(Lưu ý: Các biểu mẫu này áp dụng theo quy định của BHXH Việt Nam và thường xuyên được tích hợp sẵn trên các phần mềm kê khai BHXH điện tử hiện nay).
2. Doanh nghiệp cần cung cấp những thông tin gì cho Kế toán Navi?
Để quá trình lập hồ sơ dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu trọn gói diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị trước các thông tin cơ bản sau:
-
Thông tin pháp lý: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) và CCCD của người đại diện pháp luật.
-
Danh sách nhân sự: Danh sách người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
-
Thông tin cá nhân người lao động: Căn cước công dân (hoặc mã định danh cá nhân) của từng người.
-
Mã số BHXH: Cung cấp mã số BHXH của người lao động (nếu trước đây họ đã từng tham gia và được cấp mã).
-
Hồ sơ lao động: Thông tin chi tiết về hợp đồng lao động (Loại hợp đồng, thời hạn).
-
Căn cứ đóng bảo hiểm: Mức tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác làm căn cứ đóng BHXH.
Việc doanh nghiệp phối hợp cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp Kế toán Navi đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, hạn chế tối đa tình trạng hồ sơ bị cơ quan BHXH trả về yêu cầu điều chỉnh.
IV. Doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu theo quy trình nào?
Đăng ký BHXH lần đầu là thủ tục doanh nghiệp thực hiện khi bắt đầu tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động thuộc diện tham gia tại đơn vị. Để hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng, kiểm tra thông tin và hoàn thiện hồ sơ trước khi gửi đến cơ quan BHXH.
Với dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu trọn gói, Kế toán Navi hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt quá trình từ kiểm tra điều kiện tham gia đến khi nhận kết quả đăng ký.
➤ Bước 1: Xác định doanh nghiệp và người lao động thuộc diện tham gia
Trước tiên, Kế toán Navi tiếp nhận thông tin của doanh nghiệp và danh sách nhân sự dự kiến tham gia BHXH lần đầu.
Chuyên viên kiểm tra tình trạng của đơn vị, thời điểm người lao động bắt đầu làm việc và căn cứ phát sinh nghĩa vụ tham gia để xác định đúng trường hợp cần đăng ký.
Việc xác định ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn giữa đăng ký BHXH lần đầu với các thủ tục phát sinh sau khi đơn vị đã tham gia BHXH.
➤ Bước 2: Kiểm tra dữ liệu của từng người lao động
Sau khi xác định danh sách tham gia, Navi rà soát thông tin của từng người lao động trước khi lập hồ sơ.
Các thông tin được đối chiếu gồm:
- Họ và tên, ngày tháng năm sinh;
- Số căn cước công dân hoặc thông tin định danh;
- Mã số BHXH nếu đã được cấp;
- Thông tin về quan hệ lao động;
- Thời điểm bắt đầu thuộc diện tham gia;
- Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Đối với người lao động đã từng tham gia BHXH, việc kiểm tra mã số và thông tin cá nhân trước khi kê khai đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp cần sử dụng thông tin phù hợp với dữ liệu đã được cơ quan BHXH quản lý, tránh phát sinh sai lệch trong quá trình đăng ký.
➤ Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ đăng ký lần đầu
Từ thông tin đã được kiểm tra, Navi hỗ trợ doanh nghiệp lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH theo quy định hiện hành.
Hồ sơ được rà soát lại về thông tin đơn vị, danh sách người lao động và các nội dung liên quan trước khi thực hiện bước nộp hồ sơ.
Nếu phát hiện thông tin chưa đầy đủ hoặc có điểm chưa thống nhất, Navi thông báo để doanh nghiệp bổ sung, điều chỉnh trước khi gửi hồ sơ.
➤ Bước 4: Kê khai và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH
Sau khi hồ sơ hoàn tất, Navi hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện kê khai và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH có thẩm quyền.
Tùy phương thức thực hiện, hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc thông qua dịch vụ bưu chính theo quy định.
Đối với hình thức điện tử, thông tin được kê khai trên hệ thống giao dịch BHXH, ký điện tử và gửi hồ sơ theo quy trình tương ứng.
➤ Bước 5: Kiểm tra tình trạng tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi gửi, theo dõi tình trạng hồ sơ để kịp thời xử lý nếu phát sinh yêu cầu từ cơ quan BHXH.
Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh, chuyên viên xác định nội dung cần sửa đổi, trao đổi với doanh nghiệp và hoàn thiện lại hồ sơ theo yêu cầu.
Việc theo dõi bước này giúp doanh nghiệp không bỏ sót thông báo hoặc để hồ sơ kéo dài do chưa phản hồi kịp thời.
➤ Bước 6: Nhận và đối chiếu kết quả đăng ký
Khi hồ sơ được giải quyết, doanh nghiệp nhận kết quả theo phương thức đã đăng ký.
Hỗ trợ kiểm tra lại các thông tin quan trọng như:
- Thông tin của đơn vị;
- Danh sách người lao động được đăng ký;
- Mã số BHXH của người lao động;
- Thông tin tham gia được ghi nhận trên hệ thống.
Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.
➤ Bước 7: Hoàn tất thủ tục đăng ký và bàn giao hồ sơ
Sau khi thông tin đăng ký đã được ghi nhận, Kế toán Navi bàn giao kết quả và các thông tin liên quan cho doanh nghiệp.
Đồng thời, doanh nghiệp được hướng dẫn những công việc cần thực hiện tiếp theo để duy trì việc tham gia BHXH đúng quy định.
V. Đăng ký BHXH lần đầu mất bao lâu?
Theo thủ tục hành chính hiện hành, cơ quan BHXH giải quyết trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt:
– Thời gian cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ khác với tổng thời gian doanh nghiệp hoàn tất toàn bộ quá trình chuẩn bị.
– Nếu thông tin người lao động chưa đầy đủ, dữ liệu chưa thống nhất hoặc hồ sơ phải bổ sung, thời gian thực tế có thể kéo dài hơn.
Do đó, việc kiểm tra hồ sơ trước khi nộp là một trong những cách giúp hạn chế phát sinh thời gian không cần thiết.
Doanh nghiệp cần đăng ký BHXH lần đầu trong thời hạn bao lâu?
Người sử dụng lao động phải kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Đây là nội dung doanh nghiệp mới cần đặc biệt lưu ý.
Không nên hiểu rằng doanh nghiệp có thể tùy ý chờ đến cuối năm hoặc khi có nhiều nhân sự mới đăng ký một lần.
Ngay khi phát sinh lao động thuộc diện tham gia, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ và chủ động thực hiện thủ tục.
Đăng ký BHXH lần đầu khác gì báo tăng BHXH?
Đây là hai khái niệm dễ bị nhầm lẫn.
1. Đăng ký BHXH lần đầu
– Thường áp dụng khi doanh nghiệp bắt đầu tham gia BHXH và chưa hoàn tất việc đăng ký tham gia cho đơn vị/người lao động theo trường hợp cụ thể.
– Mục tiêu là thiết lập việc tham gia BHXH của đơn vị và đăng ký người lao động thuộc diện tham gia.
2. Báo tăng BHXH
– Thường phát sinh khi doanh nghiệp đã có quá trình tham gia BHXH và tiếp tục có người lao động mới thuộc diện tham gia.
– Vì vậy, doanh nghiệp mới thành lập và lần đầu tham gia không nên chỉ tìm hiểu riêng thủ tục báo tăng mà cần xác định đầy đủ quy trình đăng ký ban đầu.
Người lao động đã có mã số BHXH thì đăng ký lần đầu có phải cấp mã mới không?
- Không nên tự tạo mã số mới nếu người lao động đã có mã số BHXH.
- Khi tiếp nhận nhân sự từng làm việc tại đơn vị khác, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin BHXH trước khi lập hồ sơ.
- Việc sử dụng sai thông tin hoặc tạo dữ liệu không phù hợp với quá trình tham gia trước đó có thể dẫn đến việc hồ sơ cần điều chỉnh.
Đây cũng là một trong những phần Navi ưu tiên kiểm tra trước khi thực hiện hồ sơ cho doanh nghiệp.
VI. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi đăng ký BHXH lần đầu
– Sai thông tin người lao động: Thông tin định danh không chính xác hoặc không thống nhất có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh.
– Không kiểm tra mã số BHXH: Người lao động từng tham gia BHXH nhưng doanh nghiệp không kiểm tra trước khi kê khai có thể phát sinh vấn đề về dữ liệu.
– Xác định sai đối tượng tham gia: Không phải cứ có tên trong danh sách nhân sự là có thể áp dụng một cách kê khai giống nhau. Doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ tham gia theo quy định hiện hành.
– Chậm đăng ký: Doanh nghiệp để quá thời hạn 30 ngày mới thực hiện có thể phát sinh nghĩa vụ xử lý liên quan đến thời gian tham gia và đóng BHXH.
Sử dụng biểu mẫu, thông tin không còn hiệu lực: Đây là vấn đề đáng lưu ý khi doanh nghiệp tìm kiếm hướng dẫn trên Google. Nhiều bài viết về BHXH được xuất bản từ trước khi Luật BHXH 2024 và các Nghị định hướng dẫn thi hành mới nhất có hiệu lực.
VII. Vì sao nên chọn dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu của Kế toán Navi?
➤ Hỗ trợ đúng trọng tâm: Kế toán Navi tập trung xử lý thủ tục doanh nghiệp đang cần thay vì yêu cầu khách hàng tự thực hiện từng công đoạn.
➤ Kiểm tra hồ sơ trước khi kê khai: Thông tin doanh nghiệp và người lao động được rà soát trước khi tiến hành.
➤ Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp không cần tự tìm hiểu quy trình, chuẩn bị từng biểu mẫu hoặc theo dõi hồ sơ một mình.
➤ Hỗ trợ khi hồ sơ phát sinh: Nếu cơ quan BHXH yêu cầu điều chỉnh, Navi phối hợp xử lý theo phạm vi dịch vụ.
➤ Chi phí công khai: Kế toán Navi công bố bảng giá theo số lượng người lao động, giúp doanh nghiệp dễ dự toán chi phí ngay từ đầu.
VIII. Câu hỏi thường gặp về đăng ký BHXH lần đầu
1. Đăng ký BHXH lần đầu có bắt buộc không?
Nếu doanh nghiệp sử dụng người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thì người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện đăng ký theo quy định. Thủ tục hiện hành yêu cầu nộp hồ sơ trong thời hạn 30 ngày kể từ khi người lao động thuộc đối tượng tham gia.
2. Đăng ký BHXH lần đầu ở đâu?
Hồ sơ được thực hiện với cơ quan BHXH có thẩm quyền theo phân cấp của BHXH Việt Nam. Thủ tục hiện hành cho phép thực hiện trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.
3. Đăng ký BHXH lần đầu có mất lệ phí không?
Theo thủ tục hành chính được công bố, thủ tục đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH không có lệ phí. Doanh nghiệp chỉ trả phí nếu thuê đơn vị dịch vụ thực hiện thay.
4. Công ty mới thành lập chưa có nhân viên có cần đăng ký ngay không?
Doanh nghiệp cần xem xét nghĩa vụ dựa trên việc có phát sinh người thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc hay chưa. Không nên chỉ căn cứ vào thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
5. Người lao động chưa từng đóng BHXH có đăng ký được không?
Có. Việc chưa từng tham gia BHXH không đồng nghĩa với việc người lao động không thể đăng ký. Doanh nghiệp cần thực hiện hồ sơ theo quy định đối với người lao động thuộc diện tham gia.
Kết luận
Đăng ký BHXH lần đầu là thủ tục doanh nghiệp không thể bỏ qua ngay khi phát sinh người lao động thuộc diện tham gia và thời hạn 30 ngày theo quy định hiện hành không cho phép doanh nghiệp trì hoãn. Việc chuẩn bị hồ sơ tưởng đơn giản nhưng lại dễ phát sinh sai sót ở khâu xác định đối tượng, kiểm tra mã số BHXH đã cấp hay áp dụng nhầm biểu mẫu theo quy định cũ những lỗi có thể khiến hồ sơ bị trả lại và kéo dài thời gian xử lý.
Nếu bạn đang cần tư vấn hoặc muốn sử dụng dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu trọn gói (hoặc dịch vụ kế toán, báo cáo thuế) của Kế toán Navi, hãy liên hệ ngay qua: 0968153486
Xem thêm:
► Dịch vụ báo giảm BHXH trọn gói tại Lâm Đồng
► Dịch vụ chốt sổ BHXH trọn gói
► Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội trọn gói tại Phan Thiết
Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:
0968.153.486
Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.
Chi nhánh Phan Thiết
0968.153.486
