Dịch vụ truy thu bảo hiểm xã hội

Giải quyết hồ sơ truy thu nhanh chóng với dịch vụ truy thu bảo hiểm xã hội của Kế toán Navi. Phí chỉ từ 500.000 VNĐ. Hỗ trợ giải trình cơ quan BHXH từ A-Z.

Trong quá trình quản lý lao động, doanh nghiệp có thể phát sinh trường hợp đóng thiếu BHXH, điều chỉnh tiền lương hồi tố hoặc phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH cho thời gian trước đó. Khi đó, doanh nghiệp cần xác định đúng thời gian, mức đóng và thực hiện truy thu, truy đóng theo quy định.

Dịch vụ truy thu bảo hiểm xã hội của Kế toán Navi hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nguyên nhân, kiểm tra dữ liệu đóng, xác định phần nghĩa vụ cần bổ sung, chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH.

I. Truy thu bảo hiểm xã hội là gì?

Có thể hiểu đơn giản, truy thu BHXH là việc cơ quan BHXH thu bổ sung số tiền BHXH mà người tham gia có nghĩa vụ phải đóng nhưng chưa đóng đủ, hoặc phát sinh thêm nghĩa vụ đóng cho thời gian trước đó do có sự điều chỉnh, xác định lại nghĩa vụ đóng theo quy định.

Trường hợp thường gặp là doanh nghiệp phát hiện đã đóng BHXH cho người lao động nhưng đóng thiếu mức tiền phải đóng, thiếu thời gian phải tham gia hoặc có quyết định điều chỉnh làm phát sinh thêm số tiền BHXH phải đóng cho các tháng trước. Khi đó, doanh nghiệp phải xác định phần chênh lệch và thực hiện truy đóng theo quy định.

Phân biệt truy thu, truy đóng, chậm đóng và trốn đóng BHXH

Các khái niệm này dễ bị sử dụng lẫn với nhau nhưng bản chất không hoàn toàn giống nhau. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp để thực hiện hồ sơ và tính số tiền phải đóng chính xác.

– Truy thu, truy đóng: là việc thu hoặc đóng bổ sung số tiền BHXH phát sinh đối với thời gian trước đó khi thuộc trường hợp được pháp luật quy định. Chẳng hạn, sau khi điều chỉnh tăng tiền lương có hiệu lực hồi tố, số tiền BHXH phải đóng của những tháng trước tăng lên thì phần chênh lệch này cần được truy đóng.

– Chậm đóng BHXH: xảy ra khi đã đến thời hạn phải đóng nhưng người sử dụng lao động hoặc đối tượng tham gia chưa đóng, đóng chưa đầy đủ theo thời hạn quy định. Trường hợp chậm đóng được xử lý theo các quy định riêng của Luật BHXH 2024 và văn bản hướng dẫn.

– Trốn đóng BHXH: là hành vi vi phạm nghĩa vụ đóng BHXH thuộc các trường hợp được Luật BHXH 2024 quy định. Đây là trường hợp có tính chất nghiêm trọng hơn và có thể bị áp dụng các biện pháp xử lý tương ứng theo quy định pháp luật.

Như vậy, không phải cứ doanh nghiệp nộp thêm tiền BHXH cho những tháng trước thì đều có thể gọi là “truy thu”. Cần căn cứ vào nguyên nhân phát sinh khoản tiền, thời điểm phát sinh nghĩa vụ và trường hợp cụ thể để xác định đó là truy đóng, chậm đóng hay trường hợp khác.

Những trường hợp nào có thể phải truy thu BHXH?

Theo Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, một số trường hợp truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc đáng chú ý gồm:

1. Điều chỉnh tăng tiền lương có hiệu lực hồi tố

Đây là trường hợp thường gặp khi doanh nghiệp điều chỉnh lại tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động và quyết định điều chỉnh có thời gian áp dụng hồi tố về trước.

Nếu trong khoảng thời gian được hồi tố, doanh nghiệp đã đóng BHXH theo mức tiền lương cũ thì phải xác định lại tiền lương làm căn cứ đóng và thực hiện truy đóng phần BHXH còn thiếu theo quy định.

Ví dụ: Tháng 8/2026, doanh nghiệp ban hành quyết định điều chỉnh tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động và quyết định này áp dụng hồi tố từ tháng 6/2026.

Trong khi đó, BHXH của tháng 6 và tháng 7/2026 đã được đóng theo mức tiền lương cũ. Khi đó, doanh nghiệp cần xác định phần tiền lương tăng thêm của tháng 6 và tháng 7 để tính phần BHXH phải truy đóng.

Đáng lưu ý, theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, nếu đến hết ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định điều chỉnh tăng tiền lương mà người sử dụng lao động và người lao động chưa thực hiện truy đóng thì khi cơ quan BHXH thực hiện truy thu sẽ áp dụng quy định về xử lý chậm đóng, trốn đóng theo Luật BHXH 2024.

2. Người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài thuộc trường hợp phải truy đóng

Một trường hợp khác được quy định tại điểm b khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP là người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng được gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng lao động mới ngay tại nước tiếp nhận lao động và thực hiện truy đóng BHXH sau khi về nước.

Đối với trường hợp này, việc xác định số tiền phải truy đóng cần căn cứ vào thời gian làm việc, hợp đồng và quá trình tham gia BHXH của người lao động.

Nghị định quy định số tiền truy thu, truy đóng đối với trường hợp này được xác định theo mức phải đóng BHXH bắt buộc theo quy định của Luật BHXH 2024. Nếu đến hết ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng người lao động về nước mà chưa thực hiện truy đóng thì khi cơ quan BHXH truy thu, khoản tiền phải nộp có thể được xử lý theo quy định về chậm đóng, trốn đóng.

3. Một số đối tượng phát sinh nghĩa vụ tham gia nhưng đóng sau thời hạn

Điểm c khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định trường hợp đối tượng tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024 đóng BHXH sau thời hạn đóng BHXH chậm nhất theo điểm b khoản 4 Điều 33 của Luật BHXH.

Điểm này cần được hiểu đúng: không phải mọi trường hợp doanh nghiệp hoặc người lao động đóng BHXH muộn đều mặc nhiên được gọi là trường hợp truy thu theo điểm c Điều 8. Quy định này đang hướng đến đúng các nhóm đối tượng được dẫn chiếu trong Luật BHXH 2024.

Đối với trường hợp thuộc điểm c khoản 1 Điều 8, số tiền truy thu bao gồm số tiền BHXH bắt buộc phải đóng theo quy định và khoản tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền BHXH phải đóng và số ngày đóng sau thời hạn quy định.

II. Chi phí truy thu bảo hiểm xã hội tại Kế toán Navi

💰 Phí dịch vụ: Chỉ từ 500.000 đồng – Chưa bao gồm VAT

Chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng người lao động, thời gian cần truy thu và tình trạng hồ sơ của doanh nghiệp.

Kế toán Navi hỗ trợ:

➤ Kiểm tra nguyên nhân phát sinh truy thu BHXH.

➤ Rà soát thời gian và mức tiền lương cần truy đóng.

➤ Đối chiếu dữ liệu tham gia BHXH của người lao động.

➤ Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, chứng từ liên quan.

➤ Kê khai và hoàn thiện hồ sơ truy thu theo trường hợp thực tế.

➤ Hỗ trợ giải trình, bổ sung hồ sơ khi cơ quan BHXH yêu cầu.

Lưu ý: Mức phí dịch vụ chưa bao gồm tiền BHXH phải truy đóng, tiền chậm đóng hoặc các nghĩa vụ tài chính khác mà doanh nghiệp phải thực hiện theo kết quả xử lý của cơ quan BHXH.

III. Truy thu BHXH được tính như thế nào?

Để xác định số tiền cần truy đóng, trước tiên phải xác định:

• Thời gian cần truy thu;
• Tiền lương làm căn cứ đóng của từng tháng;
• Phần tiền lương chênh lệch nếu có;
• Tỷ lệ đóng áp dụng tại thời điểm truy thu: Tổng tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm bắt buộc là 32% (người lao động đóng 10,5%, doanh nghiệp đóng 21,5%). Trong đó bao gồm: 25,5% BHXH (14% hưu trí tử tuất, 3% ốm đau thai sản từ DN, 8% hưu trí từ NLĐ, 0,5% TNLĐ-BNN), 4,5% BHYT và 2% BHTN.
• Khoản tiền phát sinh do chậm đóng nếu thuộc trường hợp phải tính.

Đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương hồi tố, có thể xác định phần tiền phải truy đóng theo nguyên tắc:

Tiền BHXH truy đóng = Phần tiền lương làm căn cứ đóng tăng thêm × Tỷ lệ đóng áp dụng × Số tháng cần truy đóng

Việc tính toán phải thực hiện theo từng tháng dựa trên tiền lương làm căn cứ đóng thực tế của tháng đó, không lấy một mức lương cố định (ví dụ mức lương hiện tại) để áp cho toàn bộ thời gian truy đóng nếu các tháng có mức lương khác nhau.

Truy thu BHXH có phải tính thêm 0,03%/ngày không?

Không phải mọi trường hợp truy thu đều mặc nhiên cộng thêm 0,03%/ngày.

Khoản 4 Điều 34 và Điều 40, 41 Luật BHXH 2024 quy định: khoản tiền nộp thêm bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền BHXH, BHTN chậm đóng và số ngày chậm đóng chỉ áp dụng khi khoản truy thu thuộc diện chậm đóng hoặc trốn đóng theo đúng nghĩa của luật — tức là quá thời hạn đóng theo quy định mà đơn vị chưa thực hiện. Trường hợp đơn vị chủ động điều chỉnh, truy đóng bổ sung trong thời hạn cho phép (chưa bị coi là chậm đóng), thì chỉ cần đóng đủ số tiền chênh lệch, chưa phát sinh khoản 0,03%/ngày này.

Vì vậy, trước khi tính khoản tiền nộp thêm, cần xác định rõ nguyên nhân và thời điểm phát sinh nghĩa vụ đóng để biết khoản truy thu có rơi vào diện chậm đóng/trốn đóng hay không.

IV. Hồ sơ truy thu BHXH bắt buộc cần chuẩn bị những gì?

Hồ sơ truy thu BHXH được chuẩn bị dựa trên nguyên nhân và thời gian phát sinh khoản phải truy đóng. Do đó, doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng cùng một bộ giấy tờ cho mọi trường hợp.

Để cơ quan BHXH có cơ sở kiểm tra và đối chiếu, doanh nghiệp nên chuẩn bị các tài liệu thể hiện rõ người lao động, thời gian làm việc, tiền lương và nguyên nhân phát sinh truy thu, chẳng hạn:

• Hồ sơ hoặc danh sách người lao động cần điều chỉnh;
• Tờ khai, biểu mẫu BHXH theo trường hợp thực tế;
• Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng;
• Quyết định tuyển dụng, điều chỉnh tiền lương hoặc các giấy tờ liên quan;
• Bảng lương, chứng từ thanh toán tiền lương;
• Tài liệu chứng minh thời điểm phát sinh nghĩa vụ đóng;
• Văn bản giải trình hoặc tài liệu bổ sung khi cơ quan BHXH yêu cầu.

Lưu ý: Thành phần hồ sơ có thể khác nhau giữa trường hợp truy thu do điều chỉnh tiền lương hồi tố, đóng thiếu, phát sinh nghĩa vụ tham gia hoặc nguyên nhân khác. Vì vậy, nên xác định nguyên nhân trước khi chuẩn bị hồ sơ để tránh nộp thiếu hoặc sai giấy tờ.

V. Quy trình thực hiện truy thu BHXH bắt buộc

Thay vì chỉ thực hiện nộp hồ sơ ngay, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu trước khi đề nghị truy thu. Quy trình có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định khoản cần truy đóng

➤ Kiểm tra người lao động, thời gian, mức tiền lương và nguyên nhân làm phát sinh khoản BHXH phải đóng bổ sung.

Bước 2: Đối chiếu hồ sơ

➤ So sánh dữ liệu BHXH với hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định tiền lương và các chứng từ liên quan để xác định số liệu chính xác.

Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ

➤ Kê khai biểu mẫu và chuẩn bị tài liệu chứng minh tương ứng với trường hợp truy thu. Nếu hồ sơ có nội dung cần giải trình, doanh nghiệp cần bổ sung phần giải trình theo yêu cầu.

Bước 4: Gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH

➤ Đơn vị lựa chọn hình thức nộp phù hợp với trường hợp thực tế:

    Nộp trực tuyến: Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn → vào mục Kê khai hồ sơ.

    Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại Bộ phận một cửa của cơ quan BHXH đang quản lý.

Bước 5: Hoàn tất phần tiền phải đóng

➤ Sau khi xác định số tiền cần đóng và các khoản phát sinh nếu có, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính và kiểm tra lại dữ liệu BHXH sau khi hoàn tất.

👉 Lưu ý: Nếu hồ sơ có sai lệch về tiền lương, thời gian tham gia hoặc thiếu tài liệu chứng minh, cơ quan BHXH có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, điều chỉnh trước khi xử lý hoàn tất.

VI. Những sai sót thường gặp khi tự làm hồ sơ truy thu BHXH

Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi hồ sơ truy thu không thống nhất với chứng từ thực tế.

Một số lỗi thường gặp:

+ Xác định sai thời gian cần truy thu;

+ Tính tiền theo mức lương hiện tại thay vì mức áp dụng của từng thời kỳ;

+ Không có tài liệu chứng minh việc điều chỉnh tiền lương;

+ Không đối chiếu phần nghĩa vụ của người lao động và doanh nghiệp;

+ Nhầm giữa truy thu và chậm đóng;

+ Thiếu văn bản giải trình khi cơ quan BHXH yêu cầu;

+ Nộp hồ sơ nhưng chưa kiểm tra lại dữ liệu quá trình đóng.

Việc xác định đúng nguyên nhân ngay từ đầu giúp hạn chế phải sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ nhiều lần.

VII. Vì sao nên xử lý truy thu BHXH sớm?

Khi phát hiện khoản BHXH chưa đóng hoặc đóng thiếu, doanh nghiệp nên rà soát và xử lý sớm thay vì để kéo dài.

Việc chủ động xử lý giúp doanh nghiệp:

• Xác định đúng khoản tiền còn thiếu;
• Hoàn thiện dữ liệu tham gia cho người lao động;
• Hạn chế phát sinh thêm nghĩa vụ do chậm đóng nếu thuộc trường hợp áp dụng;
• Có đầy đủ hồ sơ chứng minh khi cần đối chiếu;
• Giảm rủi ro hồ sơ BHXH không khớp với hồ sơ lao động và tiền lương.

VIII. Câu hỏi thường gặp về truy thu bảo hiểm xã hội

1. Truy thu BHXH là doanh nghiệp bị phạt đúng không?

Không nên đồng nhất truy thu với tiền phạt. Truy thu/truy đóng là việc thực hiện nghĩa vụ đóng phần BHXH còn thiếu theo quy định. Nếu hành vi của doanh nghiệp đồng thời thuộc trường hợp vi phạm pháp luật thì có thể phát sinh chế tài riêng.

2. Doanh nghiệp tự phát hiện đóng thiếu BHXH có phải truy thu không?

Nếu xác định có phần nghĩa vụ BHXH chưa được đóng đầy đủ cho thời gian trước đó, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý theo quy định. Cách lập hồ sơ phụ thuộc vào nguyên nhân và trường hợp cụ thể.

3. Truy thu BHXH có ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động không?

Có thể. Việc dữ liệu đóng BHXH chưa đầy đủ có thể ảnh hưởng đến quá trình tham gia và việc giải quyết một số chế độ khi người lao động đủ điều kiện. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra và cập nhật dữ liệu kịp thời.

4. Có thể thuê dịch vụ làm truy thu BHXH không?

Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ để rà soát nguyên nhân, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH.

Xem thêm:

► Dịch vụ gộp sổ bảo hiểm xã hội

► Dịch vụ BHXH cho doanh nghiệp xây dựng

► Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội trọn gói tại Phan Thiết

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.